Existem algumas obrigações que devem ser cumpridas por um empresário e, caso não o sejam, implicam em graves consequências, até chegando a implicações penais. Por exemplo, o registro na Junta Comercial, a escrituração regular de seus negócios e as demonstrações contábeis periódicas são obrigações primarias do empresário.
O primeiro e principal ato a ser cumprido é denominado de “Registro de Empresas Mercantis e Atividades Afins” e deve ser efetuado pelas sociedades empresárias na Junta Comercial competente da unidade federativa em que se localiza. Já as sociedades simples devem ser registradas no Registro Civil de Pessoas Jurídicas.
Os Registros são efetuados em três atos distintos:
- Matrícula: refere-se a profissionais que exercem atividades sujeitas ao controle das Juntas comerciais (leiloeiros, tradutores públicos e intérpretes comerciais, trapicheiros e administradores de armazéns-gerais);
- Arquivamento: faz referência à generalidade de atos levados ao registro de empresas (constituição, alteração, dissolução e extinção de sociedades empresárias) e documentos de interesse de empresários ou da empresa;
- Autenticação: refere-se aos instrumentos de escrituração (livros contábeis, fichas, balanços e outras demonstrações financeiras).
A Sociedade Empresária que não cumprir esses atos, isso é, a sociedade não registrada torna-se irregular, o que implica na responsabilidade ilimitada dos sócios e seu patrimônio pelas obrigações da sociedade.
Os atos de registro são de extrema importância para o pleno e efetivo funcionamento da empresa, como se pôde verificar.
Outra obrigação não menos importante é manter a escrituração dos negócios que realizam, isto é, manter uma espécie de contabilidade. A escrituração é uma forma de o próprio empresário avaliar seus resultados e desempenhos, assim tem função de natureza gerencial. Outra função está relacionada à necessidade de demonstrações dos resultados para outras pessoas, que tem natureza documental.
Ainda, a escrituração serve para exercer o controle da incidência e do pagamento dos tributos, ou seja, tem também função fiscal, a qual deve ser realizada por pessoas especializadas.
Os livros dividem-se em duas categorias distintas, de acordo com sua exigibilidade:
- Obrigatórios: sua escrituração é imposta e sua falta implica em sanções. São os diários (é o livro contábil que deve ser atualizado diariamente as operações da atividade empresarial), os registros de duplicatas (só é imposta àqueles que emitem duplicata mercantil ou prestação e serviços), os livros próprios das sociedades anônimas (onde são registradas as atas de assembleias gerais), os livros de atas da assembleia e os livros de atas e pareceres do conselho fiscal.
- Facultativos: qualquer registro ordenado e uniforme que os empresários mantenham para controlar o andamento de seus negócios. A escrituração deve, ainda, atender aos requisitos intrínsecos previstos em lei, nos seguintes termos:
“Art. 1.183. A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens”.
Existem também requisitos extrínsecos que devem ser cumpridos para conferir segurança jurídica, são eles: o termo de abertura, o termo e encerramento e a autenticação da Junta Comercial.
A falta da escrituração implica em consequências sancionadoras e motivadoras. As sancionadoras importam em penalização; e na órbita civil importam na veracidade dos fatos apresentados pela parte adversa em medida judicial e na órbita penal importam na tipificação de crime falimentar. Já as motivadoras são a inacessibilidade à recuperação judicial e ineficácia probatória da escrituração.
Outra obrigação dos empresários consiste na obrigação de demonstrações contábeis periódicas.
As demonstrações são, em regra, anuais, e as consequências da sua falta são a dificuldade de acesso ao crédito bancário, a não permissão em participação de licitação promovida pelo Poder Público e, por fim, a responsabilidade dos administradores perante os sócios por eventuais prejuízos.
Conclui-se, portanto, que tanto a escrituração quanto as demonstrações contábeis periódicas são atos cujo objetivo é assegurar a transparência de informações, cujo objetivo é limitar a responsabilidade dos sócios.